Uredba o obrascu za vođenje evidencije i načinu vođenja evidencije o obradi podataka o ličnosti

Član 1

(1) Ovom uredbom propisuje se obrazac za vođenje evidencije o obradi i način vođenja evidencije o obradi podataka o ličnosti.

(2) Obrazac iz stava 1. ovog člana odštampan je uz ovu uredbu i čini njen sastavni deo.

Član 2

Upisivanje podataka o ličnosti u evidenciju i druge poslove vezane za evidenciju sprovodi rukovalac podataka o ličnosti (u daljem tekstu: rukovalac), u skladu sa zakonom.

Član 3

Evidencija podataka o ličnosti može se voditi ručno ili sredstvima za automatsku obradu podataka, ako posebnim zakonom nije drukčije određeno.

Član 4

Evidencija podataka o ličnosti sadrži i podatke o datumu prethodnog obaveštenja o uspostavljanju zbirke podataka o ličnosti, datumu prvog prijavljivanja evidencije i datumu izmene i dopune evidencije.

Član 5

(1) Evidencija o obradi podataka o ličnosti, u skladu sa zakonom, sadrži podatke o: vrsti podataka o ličnosti o kojima se vodi evidencija i nazivu zbirke podataka o ličnosti (u daljem tekstu: zbirka podataka); vrsti radnje obrade; nazivu, imenu, sedištu i adresi rukovaoca; datumu započinjanja obrade, odnosno uspostavljanju zbirke podataka; svrsi obrade; pravnom osnovu obrade, odnosno uspostavljanja zbirke podataka; kategoriji lica na koje se podaci o ličnosti odnose; vrsti i stepenu tajnosti podataka o ličnosti; načinu prikupljanja i čuvanja podataka o ličnosti; roku čuvanja i upotrebe podataka o ličnosti; nazivu, imenu, sedištu i adresi korisnika podataka o ličnosti (u daljem tekstu: korisnik); oznaci unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti iz Republike Srbije sa nazivom države, odnosno međunarodne organizacije i stranog korisnika; pravnom osnovu i svrsi unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti; preduzetim merama zaštite podataka o ličnosti i zahtevu povodom obrade.

(2) Pored podataka iz stava 1. ovog člana, evidencija o obradi podataka o ličnosti sadrži i redni broj i napomenu.

Član 6 Vrsta podataka o ličnosti i naziv zbirke podataka

(1) Podatak o vrsti podataka o ličnosti sadrži popis svih vrsta podataka o ličnosti sadržanih u evidenciji o obradi.

(2) Popis vrsta posebnih kategorija podataka o ličnosti sadržanih u evidenciji o obradi navodi se posebno.

(3) Ako naziv zbirke podataka nije određen posebnim zakonom, naziv određuje rukovalac posebnom odlukom kojom se određuje način i svrha obrade podataka o ličnosti.

Član 7 Naziv, ime, sedište i adresa rukovaoca

(1) Naziv, sedište i adresa rukovaoca koji je pravno lice moraju da odgovaraju registrovanom nazivu, sedištu i adresi tog lica upisanim u registar.

(2) Ako je rukovalac fizičko lice, ime i adresa moraju da odgovaraju ličnom imenu i adresi prebivališta tog lica.

(3) Ako je rukovalac organ vlasti, u smislu Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, naziv i sedište mora odgovarati zakonom ili drugim propisom utvrđenom nazivu i sedištu tog organa.

Član 8 Svrha obrade

Podaci o svrsi obrade sadrže opis u koju svrhu se podaci o ličnosti prikupljaju u određenu zbirku podataka, uz oznaku da li je svrha obrade određena zakonom ili je utvrđena od strane rukovaoca uz pristanak lica na koga se podatak odnosi, odnosno drugog ovlašćenog lica.

Član 9 Pravni osnov obrade, odnosno uspostavljanja zbirke podataka

(1) Podaci o pravnom osnovu obrade, odnosno uspostavljanju zbirke podataka, koji se prikupljaju i obrađuju uz pristanak lica na koje se podaci o ličnosti odnose, odnosno ovlašćenog lica, sadrže oznaku o načinu davanja pristanka.

(2) Za prikupljanje i obradu podataka o ličnosti, u slučajevima određenim zakonom ili drugim propisom, navodi se i odredba zakona ili propisa kojim se utvrđuje prikupljanje podataka.

Član 10 Kategorija lica na koje se podaci o ličnosti odnose

Podaci o kategorijama lica na koje se podaci o ličnosti odnose sadrže oznaku grupe ili grupa lica na koje se podaci odnose.

Član 11 Vrsta i stepen tajnosti podataka

Podaci o vrsti i stepenu tajnosti podataka o ličnosti sadrže oznaku vrste i stepena tajnosti podataka, u skladu sa propisima koji uređuju određivanje i zaštitu tajnih podataka.

Član 12 Način prikupljanja i čuvanja podataka

(1) Podaci o načinu prikupljanja podataka o ličnosti označavaju se navođenjem izvora dobijanja podataka (neposredno od lica na koje se odnosi, preuzimanjem iz drugih zbirki podataka, prikupljanjem od drugog lica ili iz drugih izvora koji se u evidenciji moraju bliže navesti).

(2) Obaveštenje o obradi sadrži podatke o obaveštavanju lica na koje se podaci o ličnosti odnose, odnosno drugog lica, o obradi podataka, koji su dati pre njihovog prikupljanja.

(3) Način čuvanja podataka o ličnosti sadrži oznaku oblika u kome je podatak izražen, kao i oznaku nosača informacije na kome se podatak čuva.

Član 13 Rok čuvanja i upotrebe podataka

(1) Podaci o roku čuvanja i upotrebi podataka o ličnosti sadrže datum uspostavljanja zbirke podataka i rokove čuvanja i korišćenja podataka o ličnosti određenih zakonom ili drugim propisom.

(2) Ako vreme korišćenja podataka o ličnosti nije određeno zakonom ili drugim propisom, u evidenciju se upisuje rok koji je neophodan za ostvarenje svrhe obrade zbog koje su podaci o ličnosti prikupljeni.

(3) Evidencija iz st. 1. i 2. ovog člana sadrži i oznaku o brisanju podataka o ličnosti posle proteka roka za čuvanje i korišćenje podataka.

Član 14 Naziv, ime, sedište i adresa korisnika

Na podatke o nazivu, imenu, sedištu i adresi korisnika shodno se primenjuje odredba člana 5. ove uredbe.

Član 15 Oznaka unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti iz Republike Srbije

Oznaka unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti iz Republike Srbije sadrži podatke o činjenici unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti, sa nazivom države, odnosno međunarodne organizacije i stranog korisnika podataka o ličnosti, kao i svrhe unošenja, odnosno iznošenja podataka o ličnosti sa pravnim osnovom, odnosno naznakom pristanka lica na koje se podaci o ličnosti odnose ili ovlašćenog lica.

Član 16 Preduzete mere zaštite podataka o ličnosti

Oznaka preduzetih mera zaštite podataka o ličnosti sadrži podatke o tome koje su organizacione, kadrovske i tehničke mere zaštite preduzete.

Član 17 Zahtev povodom obrade

Oznaka zahteva povodom obrade sadrži podatke o nazivu, imenu, sedištu i adresi podnosioca zahteva, datumu podnošenja zahteva i vrsti zahteva (zahtev za obaveštenje, uvid ili kopiju).

Član 18 Obaveza rukovaoca koji vodi evidenciju

(1) Rukovalac koji obrazuje i vodi evidenciju iz člana 5. ove uredbe dužan je da, u skladu sa zakonom, ažurno vodi evidenciju i proverava da li se stanje po knjizi slaže sa stvarnim stanjem.

(2) U slučaju promene osnovnih podataka iz člana 5. ove uredbe o kojima se vodi evidencija, rukovalac je dužan da ažurira evidenciju u roku od 15 dana od dana nastanka promene, u skladu sa zakonom.

(3) Na vođenje evidencije o obradi podataka o ličnosti shodno se primenjuju propisi o kancelarijskom poslovanju u organima državne uprave.

Član 19 Stupanje na snagu

(1) Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.

(2) 05 broj 110-4080/2009

(3) U Beogradu, 2. jula 2009. godine

(4) Vlada

(5) Prvi potpredsednik Vlade –

(6) zamenik predsednika Vlade,

(7) Ivica Dačić, s.r.