Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku

Član 1 Predmet uredbe

Ovom uredbom uređuju se jedinstveni tehničko-tehnološki zahtevi i procedure koje treba da ispune stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala (u daljem tekstu: stvaraoci i imaoci) pri čuvanju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku .

Član 2 Čuvanje elektronskog dokumenta

(1) Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni su da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

(2) Pouzdano elektronsko čuvanje dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku koji su stvaraoci predali državnom organu i organizaciji, organu teritorijalne autonomije i jedinici lokalne samouprave, ustanovi, javnom preduzeću i imaocu javnih ovlašćenja (u daljem tekstu: organi), osigurava se preko tog organa kao imaoca.

(3) Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koji nema trajni rok čuvanja, dužni su da osiguraju njegov integritet, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.

Član 3 Korišćenje softverskog rešenja eArhiv

(1) Brisan je raniji stav 1. (vidi član 3. Uredbe - 116/2023-10)

(2) Organi, kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv (u daljem tekstu: eArhiv) koji je deo arhivskog informacionog sistema.

(3) eArhiv Vojnog arhiva nije deo informacionog sistema arhiva već funkcioniše nezavisno.

(4) Brisan je raniji stav 4. (vidi član 3. Uredbe 116/2023-10)

Član 4 Odobravanje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

(1) Stvaralac i imalac donosi listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostavlja je u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava, u skladu sa propisima kojima se uređuje elektronska uprava osim ako je posebnim zakonom drugačije propisano.

(2) Nadležni javni arhiv u eArhivu proverava listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i daje saglasnost.

(3) Ako nadležni javni arhiv utvrdi nepravilnost u listi iz stava 1. ovog člana nalaže meru za njeno ispravljanje.

(4) Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala na osnovu mere iz stava 3. ovog člana bez odlaganja vrši ispravku nepravilnosti i dostavlja ispravljenu listu u eArhiv.

Član 5 Dužnosti stvaraoca i imaoca pre predaje nadležnom arhivu

(1) Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala koji se trajno čuva dužan je da:

1. 1) donese interna pravila po kojima će postupati u pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje;
2. 2) primeni mere zaštite softverskog rešenja iz člana 3. ove uredbe;
3. 3) pripremi dokumentarni materijal za elektronsko arhiviranje u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje;
4. 4) klasifikuje dokumentarni materijal u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i odredi rok čuvanja;
5. 5) evidentira sledeće podatke o stvaraocu u softverskom rešenju iz člana 3. ove uredbe:

(1) matični broj, odnosno jedinstveni matični broj građana;

(2) naziv;

(3) sedište, odnosno prebivalište;

(4) organizaciona jedinica;

(5) ovlašćeno lice;

1. 6) odredi metapodatke o dokumentarnom materijalu u koje spadaju:

(1) jedinstvena oznaka dokumenta;

(2) broj predmeta;

(3) vrsta dokumenta;

(4) opis;

(5) izvorni oblik, i to: papirni, odnosno elektronski;

(6) format u kome se dokument čuva;

(7) datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja;

(8) broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata;

(9) rok čuvanja;

(10) datum arhiviranja;

(11) datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta);

(12) rok za obnovu integriteta dokumenta;

(13) status predmeta, i to: formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran;

(14) status dokumenta, i to: potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu;

(15) napomena;

1. 7) potvrdi vernost izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom;
2. 8) vodi evidenciju o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje;
3. 9) čuva dokumentarni materijal u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje;
4. 10) vodi arhivsku knjigu u elektronskom obliku;
5. 11) prilikom otpočinjanja pouzdanog elektronskog čuvanja i periodično pridružuje kvalifikovani vremenski žig, odnosno vrši nadogradnju kvalifikovanog elektronskog potpisa, odnosno pečata na arhiviranom dokumentarnom materijalu u elektronskom obliku do predaje nadležnom arhivu u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

Član 6 Obavljanje stručnog nadzora u eArhivu

(1) Nadležni javni arhiv imenuje administratora u eArhivu.

(2) Administrator iz stava 1. ovog člana autorizuje pristup ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva radi vršenja stručnog nadzora.

(3) Nadležni javni arhiv u eArhivu u odnosu na odobrenu listu iz člana 4. proverava elektronsko arhiviranje.

(4) U slučaju da nadležni javni arhiv utvrdi nepravilnost pri elektronskom arhiviranju, označava nepravilnost u arhivskoj knjizi i nalaže meru za otklanjanje, u skladu sa zakonom.

(5) Stvaralac i imalac na osnovu zahtevane mere iz stava 4. ovog člana bez odlaganja vrši ispravku nepravilnosti.

Član 7 Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se uništava

(1) Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala, posle izvršenog odabiranja dokumentarnog materijala koji se trajno čuva , izdvaja radi uništenja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.

(2) Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala izdvajanje radi uništenja obavlja kreirajući zahtev u elektronskom obliku sa popisanim dokumentarnim materijalom evidentiranim u arhivskoj knjizi kojem je istekao rok čuvanja.

(3) Zahtev iz stava 2. ovog člana se dostavlja nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.

(4) Izuzetno, organ iz člana 3. ove uredbe zahtev iz stava 2. ovog člana kreira i dostavlja u eArhivu.

(5) Vojni arhiv će primati od organizacionih jedinica Ministarstva odbrane i Vojske Srbije zahteve u elektronskom obliku sa popisom dokumentarnog materijala za uništenje i za iste izdavati odobrenje za uništenje.

(6) Nadležni javni arhiv odobrava zahtev iz stava 2. ovog člana u eArhivu za uništenje dokumentarnog materijala i čini ga dostupnim na način na koji je zahtev podnet.

Član 8 Izdvajanje elektronskog dokumentarnog materijala koji se trajno čuva

(1) Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala koji se trajno čuva, po isteku roka od 30 godina od dana nastanka, predaje zahtev u elektronskom obliku putem Portala eUprava nadležnom javnom arhivu u eArhiv.

(2) Nadležni javni arhiv na osnovu zahteva iz stava 1. ovog člana donosi akt o utvrđivanju arhivske građe za kulturno dobro u skladu sa zakonom.

(3) Arhivska građa iz stava 2. ovog člana predaje se nadležnom javnom arhivu upisivanjem u eArhiv.

(4) Brisan je raniji stav 4. (vidi član 6. Uredbe - 116/2023-10)

(5) Vojni arhiv će od organizacionih jedinica Ministarstva odbrane i Vojske Srbije, po isteku roka čuvanja od 30 godina od dana nastanka, prikupljati dokumentarni materijal koji se čuva trajno i koji neće biti sastavni deo javnog arhiva u eArhivu.

Član 9 Mere zaštite softverskog rešenja u kojem se vrši elektronsko arhiviranje

Sve tehničko-tehnološke komponente koje organ, stvaralac ili imalac koji vrši pripremu koristi u toku pripreme dokumentarnog materijala za elektronsko arhiviranje, deo su softverskog rešenja na koji se primenjuju mere zaštite u skladu su sa propisima.

Član 10 Završna odredba

(1) Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”, a primenjuje se od 1. januara 2024. godine.

(2) 05 broj 110-8985/2021-2

(3) U Beogradu, 10. novembra 2021. godine

(4) Vlada

(5) Predsednik,

(6) Ana Brnabić, s.r.